Kadrovska mapa vsakega zaposlenega mora biti natančno urejena in pravilno vodena. To je namreč osebna mapa vsakega zaposlenega, zato je pomembno, da so v njej vestno vneseni vsi pomembni podatki, ki jih moramo vedeti o posamezniku, ki je zaposlen v našem podjetju. Le tako lahko delujemo v skladu z vsemi zakoni, ki so predpisani v povezavi z zaposlovanjem in z zaposlenimi.
Kadrovska mapa, ki jo običajno vodi kadrovik, mora vsebovati vse potrebne evidence, ki so pomembne za delodajalca. Čeprav mapa nima točno predpisane oblike je znotraj mape potrebno imeti vse podatke, ki so običajno razvrščeni tudi v več podmap. Ker se z leti v kadrovski mapi nabere ogromno podatkov, nam podmape omogočajo boljši pregled nad celotno vsebino personalne mape.
Kadrovska mapa mora torej vedo vsebovati prijavo delavca na določeno delovno mesto. Dodan mora biti tudi ustrezen življenjepis, ki ga je zaposleni poslal ob prijavi na razpis. Nato so pomembna tudi vsa dokazila, ki upravičujejo njegovo sprejetje na določeno delovno mesto. Kar pomeni, da je potrebno dodati spričevala, diplome ter vsa potrebna priporočila, ki jih je zaposleni priložil k prijavi. Poleg omenjenih dokumentov pa ne sme manjkati tudi izpis o obdobjih zavarovanja, ki so za vsakega zaposlenega izredno pomembna.